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Publié par DMT

En premier lieu, posez-vous la question de sa légitimité. Rien n’est plus désastreux en termes de crédibilité et d’image, que de faire déplacer les journalistes pour rien. Parfois un communiqué de presse et un dossier de presse bien « ficelés » se suffisent à eux-mêmes. Le succès de votre conférence de presse dépendra de votre bonne assimilation des priorités de l'actualité et du fonctionnement des journalistes. Ainsi on ne convoque pas la presse, mais on l’invite, en assurant un accueil et un suivi personnalisés.

Inviter qui ?

Pour ménager toute susceptibilité, il est recommandé d’envoyer deux invitations nominatives. Une pour le rédacteur en chef ou le chef de service et une pour le journaliste. Les invitations sont envoyées entre une quinzaine de jours et une semaine précédant la conférence. Avant, il est trop tôt et après il est souvent trop tard. Certains journalistes prennent alors le temps de répondre à votre invitation. Dans tous les cas, il faut les rappeler par téléphone deux ou trois jours avant le jour J pour s’assurer de leur présence. Dans vos invitations, ne sous-estimez aucun média. Une petite radio locale associative, peu avoir autant d'impact qu'une grande généraliste. Une « bonne info » étant toujours reprise par les confrères…

Et comment ?

Il convient d’éviter de jouer l’effet de surprise : l’invitation doit annoncer clairement le sujet de la conférence. Ce qui permettra au journaliste de "pré-vendre" l’information à sa rédaction. Sur l’invitation doit absolument figurer le lieu, l’heure, et le jour de la conférence ainsi qu’un plan d’accès. L’oubli d’une de ces indications est plus fréquent qu’on ne le croit. On peut utilement compléter l’invitation par un communiqué de presse.

Mais attention : si les journalistes reçoivent avant la conférence un dossier de presse complet, ils pourront s’en servir comme base documentaire pour leur article sans prendre la peine de se déplacer. De tels dossiers doivent êtres donnés à la fin de la conférence. Les proposer juste avant le début de la conférence n’est pas une bonne chose non plus : les journalistes auraient tendance à se plonger dans leur lecture sans trop prêter attention à ce qui est dit. Toutefois, il peut être nécessaire de confier un dossier de presse à un journaliste avant la conférence pour respecter ses délais de bouclage (dans certains cas, date limite de remise des articles).

Un dossier complet peut être envoyés aux journalistes qui n’ont pu se rendre à la conférence de presse, accompagné d’un nouveau communiqué. Rédigé sur le principe d’une dépêche AFP, ce dernier reprend les principales informations annoncées et induit (éventuellement) un angle par son titre et sa hiérarchisation. Ne pas oublier le petit mot aimable d’accompagnement !

Quand organiser une conférence de presse ?

En ce qui concerne le jour, les week-ends sont évidemment à proscrire, le lundi et le vendredi à éviter. Les conférences de presse s’organisent donc en priorité les mardis, mercredis ou jeudis. L’heure : éviter de faire lever les journalistes trop tôt. Les déjeuners de presse adulés il y a quelques années, semblent êtres passés de mode. Une bonne conférence de presse commence vers 10h30 et se termine à 11h30.

Ceci est d’autant plus vrai lorsque l’information est très importante car les journalistes télé et radio vous en voudraient de ne pas avoir tenu compte des heures de grande diffusion. À l’exception de l’AFP et de FRANCE INFO (flash toutes les 7 minutes) qui pratiquent l’info en continu (idem pour LCI et I.Télévision) les heures habituelles de bouclage ont lieu de 1 à 2 h avant la mise à l’antenne !

Quel est son déroulement ?

D'une durée idéale d'une heure (ne pas dépasser 1H30), la conférence de presse se partage en deux temps : un exposé introductif pour dire le pourquoi de la conférence (le plus court et le moins rébarbatif possible. 10 minutes en moyenne) où chaque intervenant qui prendra la parole se présente, puis le jeu des questions réponses.

Veillez bien à préparer les interventions de chacun. Sachez précisément quel est le message à faire passer (voir MICRO). Soyez humain. Employez des mots concrets et simples (pensez à la règle des 3 C). Illustrez vos propos par des graphiques, des photos, des cartes.

Des supports simples et efficaces comme un rétroprojecteur et un tableau de papier (paperboard) seront les bienvenus. Les transparents ou les feuilles doivent être préparés afin que la personne qui s’exprime n’ait plus qu’à compléter les schémas. Il est important de faire des schémas simples, facilement " mémorisables ".

Lors de la séquence des questions, la première interrogation est souvent longue à venir. Il appartient aux orateurs de détendre l’atmosphère. Certains sont passés maîtres dans l’art de briser la tension comme cet habitué des conférences de presse qui disait :"Ecoutez, moi, je suis venu avec mes réponses. Ce que je peux faire, c’est vous en donner une ou deux !".

Répondez à toutes les questions

Une fois démarrée la " séquence question ", il peut arriver qu’un journaliste un peu pointilleux s’enferme dans un dialogue très technique sur certains détails. Évidemment ses confrères s’impatienteront, mais ils n’interviendront pas pour des raisons professionnelles. C’est à vous qu’il appartiendra de mettre, avec tact et diplomatie, un terme à ces questions. Vous devrez courtoisement et publiquement lui proposer de lui donner toutes les informations complémentaires à la fin de la conférence. Puis, allez le trouver personnellement pour lui confirmer que vous allez organiser pour lui un entretien particulier.

N’éludez pas les problèmes délicats. Soyez néanmoins très vigilant et contrôlez tous vos propos. Restez dans le vif du sujet, évitez les digressions. Si vous ne pouvez pas répondre à une question, dites que vous ignorez la réponse, mais que vous y répondrez dans les plus brefs délais.

N’hésitez pas à citer les noms des journalistes qui vous posent les questions. Profitez également des questions pour réparer un oubli. Fournissez à la presse des informations vérifiées. Lorsqu’une information est incertaine ou demande confirmation, précisez-le. Attention à ne pas faire de spéculations, interprétations ou commentaires personnels. Évitez les explications techniques que vous ne maîtrisez pas. Sachez mettre un terme à la conférence préparez votre conclusion.

Ainsi, hors communication de crise, clôturez la conférence de presse à l’heure prévue par un buffet ou un apéritif (selon l’heure) pendant lequel les dirigeants et les autres intervenants pourront répondre aux questions particulières et s’entretenir avec chacun des journalistes.

Où doit se tenir la conférence ?

Impérativement à l’endroit où il y a quelque chose à montrer. De manière générale, mais surtout si l’endroit est inhabituel, pensez à joindre aux invitations un plan clair avec de nombreux points de repère. Si la conférence de presse ne se fait pas lors de la visite sur le terrain mais dans une salle prévue à cet effet, ne pas oublier d’y placer des objets ou des affiches qui rappellent l’activité. Il faut toujours penser à donner de la matière aux personnes qui font de "l’image".

Soyez également attentif aux contraintes techniques :

    - Prise directe du son aux tables de régie
    - Éclairage suffisant pour les TV (privilégiez les points presse sur site)
    - Emplacements prévus pour micros et caméras
    - Temps spécifique réservé aux photographes

Faut-il offrir quelque chose ?

De manière générale : non. Les journalistes sont liés par des principes déontologiques. Il vaut mieux éviter tout ce qui ressemble à un cadeau surtout s’il n’a aucun rapport avec le sujet. Si vraiment vous souhaitez faire un geste, privilégiez un cadeau symbolique aux couleurs de France 3. Méfiez vous aussi des petits-déjeuners de presse : les amateurs de café et croissants ne sont pas forcément ceux qui écrivent les articles. Privilégiez plutôt les déjeuners de presse en face à face dirigeants/rédac-chef (ou journaliste spécialisé). La présence de l’attaché de presse pouvant être un plus.

Le point presse

Plus court qu’une conférence de presse, le point presse est souvent utilisé en communication de crise lorsque les journalistes désirent interroger l’entreprise sur un incident ou un événement qui viennent de se produire. Il se borne dans la majorité des cas, à la lecture d’un communiqué suivit d’un bref échange avec la presse. Il est important de respecter les horaires quotidiens (ou hebdomadaires) auxquels il est programmé. Ici ce sont les journalistes qui désirent une couverture médiatique.

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